Можно ли удержать выплаченные отпускные, если отпуск работника перенесен?

Источник: Письмо Минтруда от 27.02.2025 N 14-6/ООГ-977

Информация для: работодателей

Работнику в соответствии с графиком предоставлен оплачиваемый отпуск и выплачены отпускные. Однако по согласованию с работодателем отпуск пришлось перенести на более позднюю дату. Можно ли удержать из зарплаты сотрудника отпускные, выплаченные по несостоявшемуся отпуску?

Так делать нельзя. Удержания из зарплаты возможны лишь в случаях, прямо предусмотренных трудовым и федеральным законодательством. Перечень таких случаев приведен в ст. 137 ТК РФ. Например, разрешено удержать отпускные за неотработанный отпуск при увольнении сотрудника.

А вот удержание выплаченных отпускных в связи с переносом отпуска законами не предусмотрено.

Если сотрудник не пошел в отпуск — документ Отпуск (Кадры – Отпуска) потребуется исправить или сторнировать — Исправление и сторнирование документов . В ЗУП 3.1 ситуацию можно учесть по-разному в зависимости от того, известна ли дата будущего переноса отпуска и от договоренности с сотрудником об удержании.

Ситуация 1 — если период, на который перенесен отпуск, еще не известен. В этом случае удержание отпускных (уменьшение суммы к выплате при окончательной выплате зарплаты) будет зависеть от наличия заявления сотрудника:

• если сотрудник написал заявление на удержание 100% суммы отпускных — при выплате зарплаты за расчетный месяц удерживаем всю сумму отпускных в пределах имеющейся суммы к выплате. Для этого указываем способ выплаты Зарплата за месяц, тогда программа автоматически уменьшит сумму к выплате на ранее выплаченные отпускные
• если сотрудник написал заявление на удержание отпускных в размере не более 20% от суммы к выплате — переплату отпускных удерживаем по частям. Сделать это можно двумя  способами:
  • или корректировать каждый раз Ведомости вручную.  В этом случае мы также столкнемся с проблемой заполнения Ведомостей на аванс. В них придется вручную редактировать суммы к выплате по документам-основаниям и корректировать НДФЛ — Проблемы заполнения ведомости на аванс по сотрудникам с долгами
  • или закрыть долг сотрудника «техническим» документом Возврат сотрудником задолженности, а для дальнейшего удержания долга частями настроить отдельное Удержание (Настройка — Удержания).  Этот способ мы разобрали в статье Удержание в ЗУП 3.1 долга сотрудника с учетом ограничения 20% от суммы к выплате
•  если заявления на удержание от сотрудника нет — придется оставить переплату, пока сотрудник не сходит в отпуск или пока не уволится. До этих пор в учете взаиморасчетов за сотрудником будет числиться долг. Чтобы соблюсти разъяснение Минтруда, при каждой выплате зарплаты строчку по отпускным из расшифровки суммы к выплате потребуется удалять. Дополнительно придется исправлять НДФЛ в Ведомостях на аванс — Проблемы заполнения ведомости на аванс по сотрудникам с долгами

Ситуация 2  — если дата переноса отпуска известна заранее. Вместо того, чтобы  сторнировать Отпуск, мы можем исправить его текущим месяцем, указав в документе-исправлении новый период отпуска. Чтобы соблюсти разъяснение Минтруда о том, что отпускные удерживать нельзя — сумму начисленных отпускных в новом документе нужно оставить прежней. А когда подойдет срок ухода в отпуск, документ-исправление потребуется исправить еще раз с учетом появившихся сведений о заработке  и отработанном времени за новые месяцы расчетного периода. Минус этого способа — в текущем месяце база по страховым взносам будет увеличена на сумму отпуска. Как будут учтены перерасчеты в отчетности, смотрите в статьях:

• по страховым взносам — Отражение перерасчетов в отчетности по взносам
• по НДФЛ — Перерасчеты в отчетности по НДФЛ

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email